En función de las necesidades a cubrir en áreas de la Administración Municipal / Comunal, nos ha llevado a desarrollar un sistema de GESTION, que nos permitimos comentar, para su análisis:
En el MÓDULO DE ABM (ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIONES) DE PERSONAS, columna vertebral del sistema, se registran todas las personas que de alguna manera contribuyen a la comuna, ahí están la totalidad de los datos que la identifican y es muy importante que los tenga a todos porque a partir de esa buena información van a surgir todos los reportes que a futuro lo van a mostrar.
En el MÓDULO INTEGRADOR DE TASAS Y SERVICIOS VARIOS tenemos toda la actividad que genera ingresos a la comuna por las tasas y servicios que esta presta, Tasa Urbana, Rural, Comercios, Suministro de Agua y cualquier obra pública que la comuna encare. Desde aquí se emiten todos los cedulones para su cobro, con impresión de código de barras conforme a disposiciones del Banco, se emiten recibos por cobranza de servicios o por derechos varios.
En el MÓDULO DE LIQUIDACIÓN DE TASAS Y SERVICIOS VARIOS se permite la liquidación de la totalidad de las mismas, sean mensuales, bimensuales, anuales, en cuotas o de contado.
El MÓDULO DE GESTIÓN DE DEUDAS VENCIDAS permite que se gestionen planes de financiación por deudas, se informan deudas por contribuyente o por cuenta, además de padrones de deudores y notificaciones de cuotas vencidas.
El MÓDULO DE CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA lleva las registraciones de Ingresos y Egresos que se generan en la comuna, los ingresos se generan en el subsistema integrado de tasas y servicios, y se puede parametrizar para que los recibos que se confeccionan se registren uno a uno, o bien por un resumen de imputaciones automáticamente en la caja ingresos de la contabilidad presupuestaria, y los egresos se generan todos a partir de la confección de las Ordenes de Pago.
El MÓDULO DE ORDENES DE PAGO permite ingresar las facturas de los proveedores al momento de ingresar a la comuna, a su vez también permite comprometer dicha factura a la partida correspondiente, y se puede indicar al sistema que al intentar comprometer montos del presupuesto de cada partida, se bloquee el ingreso, solo avise de que a la partida ya no le queda saldo o que haga nada y permita ingresar montos independientemente que se exceda del presupuesto. Como se podrá apreciar se lleva una ficha de cada proveedor, en la que van a quedar registradas todas las operaciones, factura y pagos. El sistema permite emitir listado de deuda a proveedores, ordenes de pago confeccionadas, pagos efectuados y otros reportes que están previstos.
El MÓDULO DE SUELDOS Y JORNALES es totalmente parametrizable, el operador a partir de una base de conceptos de liquidación que cuenta con la posibilidad de elaborar fórmulas, puede hacer cualquier tipo de liquidación, emitir los recibos de sueldos y armar todo tipo de reportes que necesite para la organización del área de recursos humanos, a su vez cuenta con exportación de datos al módulo que la AFIP posee para la liquidación de las ART.
El MÓDULO DE INVENTARIO COMUNAL permite la registración de todos los bienes de la Comuna, permite la amortización de los mismos a partir del valor de compra y tiene la particularidad de imprimir en planchas de etiquetas autoadhesivas la descripción de cada bien para poder adherirlos a los mismos y poder identificarlos a simple vista.
El MÓDULO DE EMISIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCIR permite la registración de todas las personas que poseen licencias de conducir en el municipio, imprimiendo las mismas en PVC bajo estrictas normativas de la dirección provincial de accidentes de tránsito y seguridad vial.
A muy grandes rasgos he descripto lo que cada módulo puede llegar a hacer, quiero destacar que salvo los de sueldos e Inventario, los demás están totalmente integrados, eso permite que las registraciones se deban realizar sólo una vez, luego el sistema se encarga de llevarlas donde sea necesario para elaborar todos los reportes, es decir listados, ejecución presupuestaria, libros rubros, libros bancos, etc.
Para la instalación e implementación de lo detallado es necesario contar con un SERVIDOR, particularmente instalamos WINDOWS 2003 ó 2008 Server, para que corran sistemas de 32 bits, todos los módulos quedan instalados y funcionando en muy poco tiempo, a los que habría que cargar los datos de la información con que cuenta la municipalidad/comuna, esa información para que la pueda importarse deberá estar toda en planillas Excel con encabezado de cada columna y descripción a qué corresponde ese dato. Al mencionado servidor pueden acceder la cantidad de puestos de trabajo que sean necesarios, la información siempre va a estar ahí, los puestos de trabajo sólo toman la información del servidor para procesar.
La capacitación a las personas destinadas para el uso de los sistemas detallados, se lleva a cabo en nuestras oficinas donde contamos con un espacio acondicionado a tal fin, y por el tiempo que sea necesario hasta comprender el funcionamiento de los mismos, ese tiempo no debería superar una semana de adiestramiento.
Con un acceso permanente a Internet hacemos asistencia remota a nuestros sistemas, al surgir un inconveniente en los mismos, tenemos por norma resolverlos de forma inmediata mediante esa herramienta.
Los tiempos de puesta en práctica de todo los módulos dependerá de los tiempos en que nos suministren la información y la forma en que lo hagan.
MODULOS DESARROLLADOS TOTALMENTE EN PLATAFORMA WINDOWS, LENGUAJE VISUAL 6.0