SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA - CONTABLE PARA ENTIDADES COMERCIALES Y/O INDUSTRIALES


Este sistema de gestión se ha planteado sobre la idea de un conjunto de módulos vinculados uno con otro a los efectos de disminuir la duplicación de procesamiento y lograr una total integración de los datos, asegurando informes y estados contables en tiempo real. Cada módulo fue programado con la suficiente independencia para ser instalado en una red local o en PCs totalmente independientes unas de otras, esta particularidad nos permite resolver implementaciones en forma pausada y organizada de manera de lograr un correcto aprendizaje de cada módulo con un mínimo requerimiento de equipamiento.

Todos los módulos cuentan con seguridad para su ejecución a través de la definición de usuarios. Cada usuario posee una clave de acceso (password) y un nivel de trabajo o privilegio, lo que permite definir fácilmente las personas que ejecutaran cada uno de los programas de cada módulo. Estos usuarios son independientes por cada uno de los módulos, permitiendo de esta forma asignar a una misma persona distintos privilegios de un módulo a otro, facilitando la organización de tareas y responsabilidades hacia cada sub-sistema.

En todos los programas se trata de contemplar la existencia de ayuda al requerimiento de datos codificados. Esta ayuda se logra a través de ventanas organizadas en función de la mejor forma de búsqueda (Ej.: un padrón de clientes se presenta ordenado alfabéticamente y con posibilidad de realizar búsquedas por aproximación), de manera tal que el operador no dependa de listados o tablas para poder ejecutarlos.

Sub-sistema Contabilidad General:

Este módulo constituye la base de todo el sistema, ya que el mismo provee el Plan de Cuentas necesario para que los demás sub-sistemas acumulen y luego transfieran toda la información obtenida en función a la evolución de cada uno de ellos. Dicha información permitirá analizar la evolución y situación de la Empresa en lo referente al Activo, Pasivo y Resultados (Utilidades y Gastos).

La Contabilidad General recibe en la frecuencia que la Empresa considere oportuno (Diaria, Semanal, Mensual) el acumulativo de movimientos de Ventas, Cobranza, Compras, Pagos, Bancos, Ingresos, Egresos y Sueldos, permitiendo un efectivo y rápido control sobre la totalidad de las tareas administrativas y comerciales.

Sub-sistema Deudores Varios:

Destinado a resolver la gestión comercial de ventas y las administrativas referentes y consecuencia de las operaciones efectuadas, integran al mismo los siguientes módulos:

Pedidos: permite la carga de las notas de ventas y pedidos de mercadería llevando un control de pendientes de entrega por producto, cliente, viajante, zona, etc. e informando sobre entregas y pendientes. Emite un comprobante de confección del pedido ordenado por ubicación en estantería lo que facilita la preparación del mismo. Al momento de facturar, los pedidos son cargados en forma automática pudiendo realizarse entregas totales y/o parciales, como así también, incorporar pendientes.

Remitos: carga y emite los remitos de constancia de entrega de mercadería, siendo las únicas vías de eliminar un remito pendiente de facturar la confección de la correspondiente factura (automática) o su baja por personal autorizado.

Facturación: gestiona todo lo inherente a la confección de facturas y documentos equivalentes e inversos permitiendo que se facturen ítems comerciales y/o conceptos contables (honorarios, servicios, alquileres, comisiones, trabajos de terceros, etc.).

En el caso de tratarse de ítems comerciales (productos adquiridos o elaborados para su reventa), el módulo genera las bajas en el stock en forma automática, pudiendo controlar hasta 99 depósitos y/o almacenes; también en este caso, permite que en el momento de generar los comprobantes el detalle de productos, previa y adecuadamente etiquetados, pueda incorporarse a través de la simple y ágil lectura de códigos de barra.

Como característica anexa, el módulo cuenta con un diseñador de formularios que permite tener distintos formatos de impresión para cada tipo de comprobante, libremente mantenido y modificado por el usuario; y con un manejador de talonarios a través de cual permite configurar las numeraciones de los comprobantes en todas las formas y variantes permitidas por las R.G. 3419 y anexas de AFIP, incluso la facturación electrónica.

Este módulo actualiza automáticamente las cuentas corrientes conforme las condiciones de pago y/o planes de cuotas en que se haya realizado la venta, las estadísticas de venta y evolución de los productos, los informes de facturación, las comisiones por ventas de viajantes y/o vendedores, los libros y subsidiarios legales, los asientos e informes contables, etc.

Cuentas Corrientes: registra e informa cada una de las cuentas de los clientes de la empresa, conforme los plazos de ventas otorgados. Cuenta con dos tipos de cuentas: una cronológica que contiene cada una de las operaciones de crédito y débito ordenadas por fecha de realización, y otro analítica donde únicamente se informan los comprobantes que conforman el saldo contraído. En esta última, cuando se trate de comprobantes total o parcialmente cancelados se podrá consultar cada uno de los movimientos aplicados a dicho comprobantes (ej.: una factura informara que pagos y notas de crédito la cancelaron). Además, cuenta con informes de deuda y atrasos por fecha, viajante, zona y clientes.

Informes: planillas y estadísticas varias que informan el movimiento de la gestión de ventas con posibilidad de ser visualizados, impresos o exportados. También se emiten las planillas de comisiones por ventas y/o cobranzas.

Sub-diarios: emisión de los sub-diarios legales que necesite la empresa, para el caso del Sub-diario o Registro de I.V.A. Débito Fiscal se contempla un formato especial adecuado a los requerimientos de AFIP.

Asientos Contables: contempla los controles necesarios para realizar un chequeo eficiente y rápido ante la existencia de diferencias en los totales contables, y la impresión y contabilización del asiento global por ventas a crédito.

Base de Datos: incluye la totalidad de los archivos necesarios al funcionamiento del sistema, permitiendo el alta, modificación y/o baja de cada registro, siendo el más importante de estos archivos el del Padrón de Clientes de la empresa.

Sub-sistema Cobranza:

Destinado a gestionar, procesar y administrar la cobranza de las cuentas corrientes, a través de él, se ingresan los valores y efectivo recibidos informando a que comprobantes se aplican en forma total o parcial, pudiendo aplicarse descuentos y asignarse comisiones a cada uno de los comprobantes aplicados. El ingreso de valores se realiza en base a los códigos de bancos y localidades (se proveen con el sistema) cargándose en forma automática en el modulo de control de valores de terceros. Se incluye un informe por lote de cobranza y una planilla mensual, ambas individualizadas por viajante lo que permite un gran control de la cobranza realizada por cada uno de ellos. Al momento de la carga el sistema calcula los promedios de pago y los días de atraso de cada comprobante abonado conforme los valores recibidos.

Sub-sistema Stock y Listas de Precios:

Destinado a gestionar todo lo referente al catálogo de productos de comercialización de la empresa, contempla el control y gestión del stock, mantenimiento y emisión de listas de precios, control y valoración del inventario. El sistema contempla el manejo del stock por lotes lo que permite llevar una correcta gestión de la trazabilidad de los productos.

Compras: este módulo permite generar los pedidos de cotización por compras de mercadería y la emisión de las correspondientes órdenes de compra con el control de entrega de las mismas.

Listas de Precios: permite actualizar los precios de cada uno de los productos que integran el catalogo contemplando hasta 4 precios por cada producto pudiendo realizarse cálculos en base a cada uno de ellos o en base al costo de reposición del producto. Se contempla un archivo de formatos de listas de precios para ser impresas donde se puede definir el tipo de ordenamiento y la cantidad de columnas de precios. También, a través de este modulo, se pueden imprimir etiquetas identificativas de los productos, las que pueden contener el código, marca, rubro, descripción, precio y código de barra.

Control de Stock: se ingresan y egresan los movimientos varios de productos que no son realizados por el sub-sistema de ventas o el movimiento entre distintos depósitos. Se pueden consultar y/o emitir fichas individuales de movimientos del stock por cada uno de los depósitos habilitados o en forma global.

Inventario: contempla los informes por dicho concepto, pudiendo valorizarse los productos en base a: costo de reposición, costo promedio ponderado, costo actualizado según una tabla de índices, o cada uno de los precios de venta.

Sub-sistema Acreedores:

Destinado al control y registración de todos los movimientos de gastos y/o compras efectuados con nuestros proveedores, lo integran los siguientes módulos:

Comprobantes: carga de los comprobantes por compras y/o gastos (de contado o en cuenta corriente) para su registro en cuentas corrientes e informes. Permite imputar cada comprobante a uno o más conceptos contable facilitando el control de egresos de la empresa.

Pagos: emisión de las remesas de pagos, contemplado las retenciones de AFIP y Rentas provinciales de ser necesarias. Registra los cheques de terceros y/o propios que se utilicen y cancela la deuda en cuenta corriente.

Cuentas Corrientes: fichas cronológicas y analíticas por cuenta y control de las deudas con los proveedores con informes de vencimientos por proveedor y/o fecha.

Sub-diarios: emisión de los libros necesarios por necesidades contables y/o impositivas (Registro de I.V.A. Compras con posibilidad de distribuir el crédito ante la presencia de actividades gravadas y exentas).

Asientos: emisión de los asientos contables por movimientos de contado y en cuenta corriente y su posible registración en el Sistema de Contabilidad General.

Base de datos: mantenimiento de todos los archivos de datos necesarios para el funcionamiento del sistema (padrón de proveedores, provincias, conceptos contables, etc.)

Sub-sistema Caja y Bancos:

A través del presente se registran los ingresos y egresos ordinarios de Caja como así también los movimientos de las cuentas corrientes bancarias.

Movimientos: se procesan en el todos las operaciones del sistema (comprobantes de ingresos y gastos, cheques emitidos, depósitos, débitos y créditos de las cuentas bancarias), contemplando informes y controles del saldo de caja totalmente en tiempo real. Cualquier movimiento puede ser ingresado o eliminado ajustándose en forma instantánea el saldo actual de la caja. Los comprobantes de ingresos y egresos pueden agruparse por Centros de Costos. Los comprobantes bancarios se procesan con la fecha real de la operación y con la fecha contable según el día de registro en la caja, permitiendo tener estado bancarios muy semejantes a los confeccionados por la entidad bancaria. Se contempla también un programa de emisión de cheques continuos para todos aquellos casos que no se puedan realizar por el programa de remesas de pago en el Sub-sistema de Acreedores.

Planillas: se emiten a través de esta opción un sub-diario de Caja con registro cronológico de movimientos, planilla de saldos bancarios, listado de imputaciones por centro de costos y asiento global (diario, semanal, mensual) de ingresos y egresos. Este asiento puede ser registrado automáticamente como un asiento de diario en la Contabilidad.

Cuentas Corrientes: se consultan y emiten todos los listados referentes a las cuentas bancarias. Se incluye un programa de conciliación por medio del cual se puede cargar el resumen emitido por el banco y dejar que el sistema encuentre las diferencias (operaciones no tomadas, cheques presentados ante de fecha, montos no coincidentes, etc.).

Base de datos: mantenimiento de todos los archivos de datos necesarios para el funcionamiento del sistema (padrón de cuentas bancarias, diseño de impresión de los formularios de cheques, etc.)

Valores de terceros: se incluye como un programa independiente un control de valores recibidos de terceros indicando su número, fecha de ingreso, origen, importe, fecha de vigencia, cuit y nro. de cuenta bancaria del emisor, fecha de salida y destino. Para el caso de cheques se provee el archivo de códigos de entidades bancarias y códigos postales para facilitar su ingreso tomando los datos impresos en el cheque.

Sistema Sueldos y Jornales:

El presente sistema contempla todo lo referente a la liquidación de haberes, siendo un sistema capaz de liquidar más de un convenio con todas las particularidades inherentes a cada uno de ellos, integrándolo los siguientes módulos:

Liquidaciones: se generan, consultan y mantienen cada una de las liquidaciones confeccionadas, pudiendo liquidarse más de un tipo de liquidación al momento.

Emisión de Recibos: permite la impresión de los recibos de liquidación contemplando ordenamientos alfabéticos, sección, nro. de legajo, etc.

Planillas: se contemplan algunas planillas básicas Libro de Sueldos, Asignaciones Familiares, Totales por Concepto y para todas las demás planillas informativas que se requieran el sistema cuenta con un generador de reportes en base a datos de la liquidación y del legajo.

Legajos: mantiene el padrón de empleados, la carga de familia y los conceptos de liquidación de cada legajo.

Base de Datos: contempla el manejo y mantenimiento de todos los archivos de datos necesarios al funcionamiento del sistema (Convenios, Categorías, Secciones, Sindicatos, Obras Sociales, AFJP, Zonas Geográficas y Conceptos de Liquidación)

El sistema cuenta con la seguridad descripta en el resto de los sistemas y con el manejo de fórmulas de liquidación para permitir una total flexibilidad ante cualquier necesidad a liquidar. Además, se incluye un programa de transferencia de información al sistema SIJP de AFIP eliminado totalmente la necesidad de cargar información en dicho sistema.